カスタマイズの小技集(Excel カスタマイズ編)

印刷tips

★全サブメニュー★ 印刷のヘッダー、フッター 表ヘッダー 2in1や1in1を瞬時に切り替えたい(プリンタのプロパティー) 1枚で表示させる方法 印刷範囲 表示パターン、プレビュー 印刷欠けはダブルクリックで

印刷のヘッダー、フッター ヘッダーフッターには、ファイル名やシート名、ページ数など自動的に入れてくれると便利な値が設定できます。 これらは、印刷設定から設定できます。ページなどはわかりやすくなるので入れておくことをおすすめします。 ただ、何度も使い回すようなexcelの場合は印刷プレビューするまで、ヘッダなどの設定がされていることに気づきづらいので あまり使わない方が良いと思います(特にファイルの見出しなどに自動で変わらない文字を設定している場合)。 また、値が動的に変えられないので、excel内の関数や式で設定できないのも痛いです。 表ヘッダー 印刷の時に　ページが変わってもどの行か見失わないよう常に表タイトルを印刷させることができます。 excelの場合　windowの固定と同様の機能の印刷版ですね。 印刷の　ページ設定から　タイトル行またはタイトル列に表のヘッダ部分を指定すると前ページで印刷してくれます。 2in1や1in1を瞬時に切り替えたい(プリンタのプロパティー) 普段の資料を印刷するときは 両面　2in1 で印刷し、正式な文章として印刷したいときは 1in1にしたいとします。 実際、シートが複数あると、設定が一括でできなかったり手間取ることがありますが(プリンターによってはできるものがあるらしい)。そのとき簡単に切り替える方法があります。 同じプリンターに対してwindowsのプリンタのプロパティをもう一つ作っておき、片方は2in1でもう片方は 1in1で設定した印刷設定を作っておきます。excelのアプリケーション自体を再起動すれば使えるようになります。 設定後は印刷時に印刷のプロパティを切り替えるだけで、印刷設定が切り替えられます。 1枚で表示させる方法 1枚で表させる場合は、拡大縮小を調整するのではなくその下にある次のページ数にあわせて印刷で設定します。 縦幅は自由で良い場合、空欄にしておくとexcelが横幅以外は自動的に計算して倍率を調整してくれます。念のため印刷プレビューでも確認しておくと安心です。 印刷範囲 印刷範囲は　ページレイアウト→　印刷範囲→印刷範囲の設定 からできます。 ちなみに　名前には Print_Area と入っています。 表示パターン、プレビュー 印刷範囲の表示パターン 標準だと黒い点線で 改ページプレビューだと青い太線または点線で 印刷プレビューだとそのまま表示されます。 標準 改ページ ページレイアウト 印刷プレビュー 印刷欠けはダブルクリックで excelだと印刷するときや印刷プレビューのときに行が欠けてしまっていることがよくあります。 そのときは、行や列の見出しの境目をダブルクリックすると印刷時に欠けない程度に幅を自動的に広げてくれます。 対象の列や行全体をクリックしてダブルクリックしてください。また列や行を広げるたびに影響を受けますのでご注意を！

Excelオプション tips

Excelオプションにはいろいろな設定ができるので是非、1回読んでみると良いかもしれません。
おすすめの設定を示します。

基本設定　→　新しいブックの作成時

文章構成→オートコレクトのオプション
勝手に文字など変換されることをやめてもらい時はここで設定を解除します。


保存→ブックの保存
昔ほどoffice製品が落ちることはなくなりましたが、自動的にバックアップしておくと作業のミスに対して保険になります。
ちょっと作業が重くなるときがあるというデメリットはありますが、数時間分の作業が消えてしまうようなミスは無くなるので、たいてい設定しています。


詳細設定→次のシートで作業する
行列番号を表示
ここをOFFにすると、画面が広がります。


詳細設定→次のシートで作業する
枠線を表示する
excelはたいてい薄い線がセル単位にありますが、ここをOFFにするとその枠線がなくなります。


詳細設定→　次のシートで作業するときの表示設定
ゼロ値のセルにゼロを表示する
ゼロに対して空で表示するか　0で表示するかの設定ができます。

tips

★全サブメニュー★ 文字列の結合 マウスで列そろえ クリップボードでのコピペ リードオンリー ジャンプダイアログ 複数のシートに同時に書く 表示(ビュー、ウインドウ、ウインドウの固定) Excelを二つ開く 複数の人数で作業するとき 変更履歴 保護 パスワード 外部リンク

文字列の結合 文字列の結合は CONCATENATE関数がありますが、&を使って結合した方が簡単です。 =CONCATENATE("MO" , "THER") = "MO"&"THER" 縦書きにしたい場合　書式設定→配置から選択できます。 マウスで列そろえ ・行や列を同じ幅にしたい場合、マウスで対象列を複数選んでから、一つの列幅をマウスで調整すると選択されたすべての列幅が同じ列幅になります。 ・マウスで対象の列を選んでから右クリックメニューからも幅を指定できます。 ただ、そのとき指定する数値として行幅(高さ)はポイント(規定値は12.75)のようですが、列幅は０〜２５５の文字数(規定値は8.43)のようです。 ・対象の列を選んでコピーして、貼り付けするときに条件をつけて貼り付けを選ぶことでも列幅が設定できます。同じ表を違うシートに書いているとき、便利です。 クリップボードでのコピペ Excelとテキストエディタなどでコピー＆ペーストを行うとわかりますが、タブ区切りが列セルの境目、改行が行の境目になります。 ちょっと編集したいときはテキストの置換機能や Excelのオートフィルなどを使うと柔軟にデータの加工ができ、作業がしやすくなります。また、csv形式であれば大概の表計算製品は読み込めるので、銀行の通帳データや、DoCoMoの利用明細などデータの利用が可能です。いったん貼り付けた後でも、[データ] タブの [データ ツール] → [区切り位置]　で　スペースやカンマ区切りの文字をセル分割できます。 リードオンリー ・読み取り専用で開いてもらうには　ファイルの保存時にツール→全般オプションから読み取り専用を推奨することが可能です。 ・個人的にあまり変更したくない場合や、ロックしたくない場合に読み取り専用で開く場合は以下の3パターンがあります。 　(1) Excelの「ファイルを開く」ダイアログから開き方を選択可能です。 　(2)クイックアクセスツールバーの追加で　読み取り専用の設定/解除ボタンで切り替え可能です。 　(3)ファイルを開くときに右クリックを使う。 　　　(a)office2007 /2010は　shift + 右クリックで読み取り専用で開くがメニューに現れます。 　　　(b)その前のバージョンは関連づけを設定します。参考:http://www.alato.ne.jp/kazu-/vb/etc_tip01.htm ジャンプダイアログ ジャンプの仕方はいろいろあります。 ・検索を使う ・名前ボックスに入力 ・ハイパーリンクを設定しておく ・ジャンプダイアログを使う(名前を選択してジャンプできます) ・・ジャンプダイアログを使う(条件付き) ここでは最後のジャンプダイアログ(条件)について説明します。 ホーム→編集→検索と選択→条件を選択してジャンプ　で開けます。 普段はマウスや Ctrlキーを押しながらのカーソル移動で事足ります。 ただ見えにくいものや操作しずらいものがあるので、 参照元/先、エラー値、条件付き書式、入力規則、オブジェクトに対して 順番に移動/検索するときはこのダイアログを経由した方が便利です。 不要の見えないオブジェクトがファイル上にある場合、ここから検索して見つけることができます。 アクティブセル領域は Ctrl + Shift +: と同じ動きです。 表を選んでアクティブ列との相違を選んだときは 　1行目と違うところが選択されました。 1日目 2日目 3日目 リンゴ なし スイカ サクランボ キュウリ リンゴ マンゴー なし スイカ キュウリ ブドウ サクランボ リンゴ なし 桃 メロン 桃 スイカ 練習用データ 複数のシートに同時に書く 複数のシートを選んでセルを修正するとすべての選んだシートに対して同時に更新することが可能です。 迷惑以外の何者でもないような機能です。複数シートを印刷したときこの現象によく出くわします。。。。痛い。。。 ちなみにこれを利用して、複数のシートで同じ倍率が設定できます。 範囲選択したセル全部に同じ値を設定したいときは値を入力後 Alt+Enterで確定すればできます。 表示(ビュー、ウインドウ、ウインドウの固定) 表示の倍率は、結構良く操作し、全体をチェックしたり大きく移動する場合 25%　にしたり、細かい作業をする場合 200%にしたりします。普段作業するときは　80% がちょうど良いのですが、簡単に設定できませんので、倍率80％のマクロを登録してます。 大きな表を作った場合、スクロールしても見出しやタイトルを消さないようにすることができます。ウインドウ枠を固定するを選びます。カーソルの左と上がウインドウの枠になります。 ただしこの機能を使うと　ウインドウを2分割表示することができなくなります。 データを見ながら、入力していく場合など複数のウインドウを例えば左右や上下に並べて画面上に表示したいことがあります。そのときは、表示　→　ウインドウ　から整列方法が選べます。 Excelを二つ開く 見比べたいときや、同じブックの違う箇所を見たいとき、 Excelを二つ開きたいことがあります。 やり方は簡単で、いったん インストール時のExcelのアプリケーションショートカットで２つウインドウを開いて、そこで読み込めば可能です。Excelの　ウインドウで並べて表示でも可能です(Excel 2007/2010： 表示　→　ウインドウ→整列から)。 複数の人数で作業するとき 共有 ロック機構使って読み取りはできますが同時に書き換えられないようにできます。 アンケートなどの場合逆に同時に書き込んで欲しいときもあります。 そのようなときに共有ブック設定を行うと、行の削除ができないなど多少の制限がありますが、同時に書き換えることが可能で他の人が開いている間待ちぼうけすることはありません。 office 2007/2010 ：　校閲　→　変更　→　ブックの共有 　　　　　　　(or) Excelオプションの　クイックアクセスツールバー　→　ブックの比較と反映 を追加してください。 変更履歴 一定期間ある文書を改版していくとどこを改版されたかわかりません。また色をつけていくと最後にまた色を戻す手間がかかります。 そのとき、フォントの色や蛍光ペンを使うのではなく履歴機能を使うと便利です。 変更履歴機能の開始や終了は　校閲　→　変更　→　変更履歴の記録から制御できます。 セルの保護は　セルの書式設定からできます。 ブックやシートの保護の設定は　校閲　→　変更　からできます。 注意点として、何度も使っていると履歴の分だけファイルサイズが大きくなるので履歴をクリアするか新しいファイルに値などをコピーした方が良いです。履歴の消し方は、履歴の確認か　共有の取り消しなどで可能です。 保護 ブックの保護、シートの保護、セルの保護があり、保護を行うとむやみにセルの値などを書き換えられなくなります。 テンプレートを壊されたくない場合や誤操作を防ぎたいときに使用します。 ただその保護されたシートやセルにカーソルが置けなくなるため、カーソルの移動などが使いづらくなります。 パスワード 読み取り専用にしたり、書き込むときにパスワードを設定することが可能です。 設定の仕方は　名前をつけて保存　→　ツール　→　全般オプション　からできます。 暗号化の強度については、特に説明しませんが自己責任でお願いします。 外部リンク 毎回外部リンクの更新についてファイルを開くたびに聞かれるのは、ストレスが多いとき データ タブの接続 で リンクの編集　から不要な外部リンクは削除できます。

名前

名前とは

使い方

手軽にマクロを使う

★全サブメニュー★ 繰り返し マクロの記録 注意点

繰り返し F4キーを使用すると、先ほどの操作が繰り返されます(セルを編集中のタイミングはのぞく)。 繰り返しボタンもあります。 具体例 ・例えば四角のオートシェイプが２つあり、片方の色と線の太さを変えたとします。 もう片方を選択して　F4を押すと同じ設定がされます。 ・セルの設定などで書式を変更　他のセルを選択して F4　を押すとセルに同じ設定変更がされます。 ・図形(オートシェイプ)などをコピー、ペーストしておく。　F4　で連続ペースト ・行の挿入をする。　次の行を選択して F4 F4 F4.... ・ある範囲のセルに色をつける。　次の行のセルを選択して F4　、、、、 動画・繰り返しショートカット使い方編(F4) マクロの記録 もうひとつマクロと聞くと難しそうですが、気軽に意識せずに使う方法もあります。 それはマクロの記録です。Excelによるマクロ入門には、マクロ記録からはいるのがわかりやすいです。 いつも行う一連の作業を保存することで、気軽に使えます。 多少柔軟性を持たせたいときは VBAを理解する必要がありますが、とりあえず設定してみて 使いやすかったら使っていく方法でなじんでいけばよいと思います。 ズームを80％にするマクロを作ってみましょう。 ０．まず　標準表示で　100%にしておきます。 １．開発　→　コード　→　　を選択します。 ２．ズーム80perをマクロ名に入れておきます。ショートカットキーとして使いたい場合ここであわせて入力しておきます。 ３．実際に　ズームを指定して80％にします。 ４．記録の終了を選べばOKです。 実行するときは　同じくマクロを選びそこから先ほどの　ズーム80 を選んでください。うまくいくようであれば成功です。 セルの相対参照や　範囲選択や個人設定などによって動かないときがありますが、VBAを扱えれば結構何とかいけます。 そうでなかったらあきらめちゃいましょう。 excel 2003の時は　ツールバーなどに　マクロ用メニューやボタンを作ってそこにマクロを割り当てて使ってました。 2007版では　クイックアクセスツールーバーから　マクロを登録します。変更ボタンでアイコンも変えられます。(2010でも同様だと思う) 今回は80%を例としましたが、好きな表の背景と文字色のパターンを設定したり、枠線の設定をしたりと 操作できることは大概マクロでも扱うことが可能な用に準備されています。 自分でよく使う作業をいろいろ登録して楽しんでみてください。 動画・手軽なマクロ記録方法サンプル excel 2003以前では メニューをたどるのが面倒なものをマクロにしています。 ・値の貼り付け ・セル内の折り返しトグル ・セルの縦書きトグル など ※トグルは　ON/OFFが切り替えられるラジオボタンのようなものです。 あとはめちゃくちゃボタンをごてごて張ったり、使わないものは　ばしばし削除しています。 ・削除しているもの 　・印刷、書式設定系、図形のあまり使わないもの 　・グラフ系、ソート系、既存のクリップボード系 ・追加したもの 　・置換(アイコンもワードを参考に作ったり)、ズーム、印刷プレビュー 　・読み取り専用、シートの新規作成、図形の順序、図形のグルーピング 　・オートフィルタ(そのまま持ってきても　トグルができなのでメニューの中から持ってきています) 　・値の貼り付け、消しゴム系、フォント関連 　・枠線系、セルの結合系 　・マクロ系、WEB系（戻るボタンや、ファイルパスあたり） 　・ウインドウ枠の固定、メニュー表示のON/OFF、 注意点 ・マクロを作ったら保存する必要があります。 ・いろいろなブックで使用する場合、標準のファイルに保存する必要があります。 ・セキュリティが高い場合、マクロ操作ができないことがあります。安全なマクロであれば設定を低くして使用が可能です(自己責任でお願いします）。 ・マクロは undo機能が利かないようです。テストするときは　作業中のブックなどはすべて保存してから試すことをおすすめします。

エラー値の一覧

困ったときは　数式のワークシート分析の「ウォッチウインドウ」や「エラーのチェック」を使用してみてください。
また、改行やスペースはexcelの計算結果に影響を与えないので、インデントで数式を書いて見やすくすることも有効です。